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電子メールの使い方ガイドライン(夢一灯編) [電子メールの活用]

相手との連絡に、電子メールは欠かせない道具になりました。

しかし、あまりにも電子メールに頼りすぎると、コミュニケーションがうまくいかない場合があるので、注意が必要です。また、電子メールは、使い方にも注意しないと、思わぬ落とし穴があります。

なお、利用者が守るべき基本的なモラルやマナーのことを、インターネットの世界では、「ネチケット」(netiquette)と呼ばれています。ネットワーク(network)とエチケット(etiquette)の合成語です。

この「ネチケット」に関しては、昔から有名な「ネチケットガイドライン」があります。これは十数年も前に書かれたものですが、電子メールの使い方など、今でも通用する内容が多くあります。

  「ネチケットガイドライン」   サリー・ハンブリッジ
    1995年10月 高橋邦夫訳 1996年2月2日
   http://www.cgh.ed.jp/netiquette/rfc1855j.html

この「ネチケットガイドライン」の電子メールの解説部分を参考に、説明を加え、電子メールを使うときに注意すべき点をまとめてみました。



■ 電子メールの使い方ガイドライン(夢一灯編)



(1) 電子メールは万能ではありません。  電子メールは万能の連絡手段ではありません。緊急に連絡が必要な場合、電子メールだと感情的になるような場合等は、電子メール以外の手段(直接会う、電話等)を利用しましょう。


(2) インターネット上のメールは安全ではありません。  クレジットカード番号、パスワードなど他人に知られたくない個人情報や非公開情報などは決してメールに含めてはいけません。


(3) 返信はなるべく早く必ず出すようにしましょう。  送信した人は、本当に届いたか不安になっている場合もあります。メールを受信したらなるべく早く返信するようにしましょう。もし、返信が遅れる場合は、その旨をまず連絡しましょう。


(4) 送信する内容には慎重になり、感情的なメールは避けましょう。  電子メールで感情的な応答をしたい時は、すぐに送信せず、しばらく時間をおき、冷静になるまでしばらく待ちましょう。また、たとえ挑発されても、激情的なメッセージを送ってはいけません。送信したら、メールは訂正も削除もできません。送信した後、悔やまないよう、感情的なメールは避けましょう。


(5) 受信するメールの内容には寛大になりましょう。  相手は自分とは違う価値観を持っています。また、文章では相手の本当の言いたいことが分から無い場合もあります。受信するメールの内容には寛大になり、冷静に受け止めましょう。


(6) 送信先の区別(TO、CC、BCC)を使い分けましょう。  意外に間違いの多いのが、送信先の区別(TO、CC、BCC)の間違いです。

   TO :メールを読んで、何かをしてもらいたい人
   CC :参考に読んでほしい人(carbon copy)
   BCC :他の送信先を見せずに同じ内容を送る場合の宛先
                (blind carbon copy)
(注)無関係な複数の人に送信する場合は、個別に送るか、メールアドレスを(BCC)で送りましょう。


(7)ウイルス対策は必ず実施しましょう。  ウイルスは、メールを媒体にして広がっていくのが殆どです。ウイルス対策は、現代人の基本的なルール。必ず、ウイルス対策ソフトを導入すると共に、ウイルス定義ファイルは定期的に更新しましょう。


(8) 不審なメールは「無視」が大原則、絶対に返信しないことが大事です。  返信するとメールアドレが本物と分かり、それ以降、迷惑メールの餌食になります。


(9) メールの添付ファイルは危険です。  添付ファイルには、ウイルス、スパイウェアなどが潜んでいることが多いので要注意です。見知らぬ人のメールの添付ファイルは、絶対に開かず即削除しましょう。また、差出人を改ざんして送られて来るウイルスつきメールもあるので、知人からのメールであっても添付ファイルには気をつけましょう。


(10) 迷惑メールの中のURLは絶対にクリックしない。  危険なホームページに誘い込まれ、詐欺にあったり、個人情報を盗まれます(フィッシング詐欺)。絶対にURLをクリックしないことが必要です。


(11) メールの送信先は間違えないように注意しましょう。  送信するメールアドレスを間違うと大変な事になります。仲間に送信するのを間違って上司に送信したり、誤って会社の機密情報を他社の人にメールすると大変です。送信前に、必ずメールの送信先を今一度確認する習慣をつけましょう。


(12) 返信は基本的に送信者のみに返信しましょう。  返信は基本的に送信者のみに返信することが原則です。必要な場合を除き、全員に返信することは基本的に避けるようにしましょう。


(13)文化、言語、ユーモアの基準が違うことを考慮に入れましょう。  相手は、文化、言語、ユーモアの基準があなた自身とは異なっている人間であることを忘れず、表現には注意をしましょう。


(14) 複製する文書については、その著作権を考慮に入れましょう。  他人の文章を許可なくメールで流したりしないようにしましょう。他人の文章を、関連する部分だけ引用する場合は、引用元を明示し、著作権を尊重しましょう。


(15) 受け取る相手に対する気配りを心がけましょう。  あなたが誰であるか他人に確実にわかるようにするため、メールの終わりに1行か2行の連絡先情報を入れましょう。インターネット用語では、「署名(シグネチャ)」として知られています。これは名刺の代わりになります。


(16)虚偽の情報には注意すると共に、虚偽の情報を流さないようにしましょう。  メール内容は全て真実とは限りません。メールには偽りや、ごまかす内容が入っているかもしれません。あるメッセージが本物だと思い込む前に、常識の「現実性チェック」を適用しましょう。


(17) チェーンメール(chain mail)を出さないようにしましょう。  チェーンメールは、「○人に転送しなさい」「多くの人に転送して下さい」など多数への転送を依頼するメールです。輸血の依頼・人捜しなどの善意メールも、多数へ転送されるため、チェーンメールに含まれます。電子メールは転送が容易で、ねずみ算式に広がるので、内容にかかわらず、このようなメールは転送しないのがマナーです。


《補足》

以下は、電子メールに関して有益な情報です。

■快適ビジネス電子メール活用ガイド 目次
http://www.fmmc.or.jp/ejf/mail/em_guide/index.html

■安心インターネットライフ★ガイド 目次
http://www.fmmc.or.jp/ejf/guide/index.html

■インターネットを利用する方のためのルール&マナー集
http://www.iajapan.org/rule/

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